Big data and competition law

NEMO2

Last week, lawyers from Amsterdam and beyond joined us at NEMO Science Museum for a seminar on Big Data and Competition Law.  We were honoured to welcome panellists Onno Brouwer, Partner at Freshfields and Yvo de Dries, Head of Legal Compliance at Philips Lighting and as of 1st September, Partner at Allen & Overy alongside Kroll Ontrack Ediscovery Consultant, Jean-Marie Abel.

Moderated by Tina Shah, the seminar was centred on an in-depth discussion about the ways in which big data can impact upon anti-trust practice.

The discussion began by defining what exactly big data is and how it differs from personal data. Big data is defined as “the collection, storage and analysis of very large datasets that can reveal patterns of information that would not be visible from smaller datasets or individual data points.” Personal data is defined as “any information that can identify individuals directly or indirectly.

Although this may seem like an obvious place to start, ‘Big Data’ has become something of a buzzword that has been incorrectly used as a catch-all term for anything pertaining to large data sets.

Once this was clarified, we were able to move on to the discussion which covered:

  • The role of big data in merger control case, focusing on Google/DoubleClick as a real life example
  • Big data, privacy and consumer choice as a consideration of competition authorities, focusing on Facebook using data collected by Whatsapp following the merger of the two companies
  • How law firms and companies can use big data to their advantage in comp

Following a lively, interactive and informative discussion, our speakers and guests enjoyed drinks and canapes on NEMO’s spectacular rooftop terrace. As you can see from the pictures, this was a perfect summer’s evening and a fantastic way to round off our seminar.

NL collage

 

 

 

Ediscovery Symposium 2016

Kroll Ontrack heeft op 21 april 2016 aan het zevende E-Discovery symposium van de Hogeschool van Amsterdam deelgenomen. Het thema van dit symposium was “De robotisering van informatiemanagement”. Er werd aandacht besteed aan de meest recente ontwikkelingen omtrent de automatisering van ICT systemen waarmee cognitieve oplossingen gedefinieerd kunnen worden (oftewel kunstmatige intelligentie).

Dit symposium bracht experts, onderzoekers, ondernemers en studenten samen met als doel kennis en inzichten uit te wisselen.

Verschillende toepassingen van automatisering kwamen tijdens dit symposium aan bod. Een van de sprekers die IBM representeerde, deelde zijn kennis over de ontwikkeling van Watson. Watson is een supercomputer die gesproken tekst kan interpreteren en vervolgens een antwoord kan formuleren op complexe vragen. Watson kan een gesproken en geschreven tekst begrijpen middels semantische technieken. Voor het vinden van antwoorden doorzoekt Watson een verzameling van encyclopedieën, boeken, tijdschriften en wetenschappelijke artikelen. Verder leert Watson van zijn eigen ervaringen en fouten. IBM heeft plannen om Watson te voorzien van nieuwe technieken die het zelfstandig leren van een nieuwe taal mogelijk maken. Momenteel wordt Watson voor verschillende doeleinden gebruikt waarbij hij een ondersteunende rol heeft. Een aantal industrieën waar de toepassing van Watson gerealiseerd is, zijn de gezondheidszorg, financiële markten, de overheid, verzekeringsmaatschappijen en banken.

Een andere toepassing van automatisering was Machine Learning binnen E-Discovery. Dit kan het verloop van een onderzoek waarbij grote hoeveelheden documenten op relevantie beoordeeld moeten worden, versnellen. Technieken zoals Machine Learning, Predictive Coding en Computer Assisted Review, zorgen er voor dat de computer de meest relevante documenten als eerste ter beoordeling aanbiedt. Voorafgaand aan het onderzoek wordt er middels een relatief klein maar wel representatieve set van documenten (ook wel oefen data genoemd) aan de computer aangeleerd wat relevant is. De computer is dan in staat om met behulp van complexe algoritmen de relevantie in dat specifieke geval te begrijpen. Deze kennis kan het systeem vervolgens toepassen op de resterende set van data en een indicatie geven van wat de meest relevante documenten zijn. Door tijdens het onderzoek eerst op documenten te focussen die de hoogste relevantie score hebben, kan men snel inzicht krijgen in een zaak en wordt er veel tijd gewonnen.

Een derde toepassing van automatisering die behandeld werd, ging over het op een gestructureerde manier koppelen van ongestructureerde data aan gestructureerde data. Met gestructureerde data wordt (bijvoorbeeld) goed georganiseerd in rationele databases bedoeld. Ongestructureerde data is het tegenovergestelde hiervan. Met ongestructureerde data wordt gebruikersdata zoals email, PDF, Word en Excel bestanden bedoeld. In bijna alle informatiesystemen heeft men tegenwoordig zowel met gestructureerde als ongestructureerde data te maken. Vaak betekent een bepaald gegeven zonder context heel weinig. Pas als dit gegeven in context wordt geplaatst, kan er betekenis aan ontleend worden. Hetzelfde is van toepassing op gestructureerde en ongestructureerde data. Op het moment dat deze twee vormen van data samengebracht worden, kan een onderzoek effectiever en efficiënter uitgevoerd worden. Hierbij moet een systeem automatisch met verschillende vormen van data om kunnen gaan. Dit systeem dient een bepaald gegeven in beide vormen van data te kunnen doorzoeken en de bijbehorende componenten te retourneren. Denk hierbij aan een Bloomberg chat (ongestructureerd) tussen handelaars die bepaalde trades bespreken. Door het koppelen van de beschikbare informatie uit de trade database (zoals de handelaar en de desbetreffende trade) aan de Bloomberg chat zelf, kan men inzicht verkrijgen in de activiteiten van de handelaars. Dit gebeurt dan in één omgeving. Dit biedt de gebruikers van een zo’n systeem veel gemak omdat ze niet hoeven te wisselen tussen de Bloemberg chat en de database waar deze informatie in verwerkt is. Daarnaast kan met een zo’n systeem efficiënter en effectiever gewerkt worden.

Deze zevende editie van het E-Discovery symposium had een leerzaam en interessant programma waarbij er ook genoeg ruimte was voor de deelnemers om elkaar te spreken, hun zakelijk netwerk te onderhouden en uit te breiden. Kortom een geslaagd symposium.

Ontmoet onze experts: Soheil Eskandari Bavani

Soheil EskandariIn april hebben we onze nieuwe consultant van het Nederlandse team welkom geheten. Soheil beschikt over kennis van zowel computer forensics als ediscovery project management. Hij maakt daarbij gebruik van Kroll Ontrack’s review platform “ediscovery.com Review” en Relativity. Hij spreekt vloeiend Nederlands en Engels, met als moedertaal Perzisch. Na zijn studie Forensische ICT aan Hogeschool Leiden, is hij zowel op het gebied van computer forensics als ediscovery werkzaam geweest.

Hoe ben je geïnteresseerd geraakt in ediscovery?

Mijn studie was vooral gericht op computer forensics maar daarbij ook deels op ediscovery. Tijdens deze studie heb ik data leren veiligstellen van diverse devices om deze informatie vervolgens te onderzoeken. Ik vond dit zeer interessant. Tijdens mijn stages ben ik meer te weten gekomen over ediscovery en heb ik ook ervaren dat ik veel energie krijg van het samenwerken met klanten. Ik vind ediscovery heel interessant omdat dit gebied razend snel ontwikkelt en ik vind het uitdagend om op de hoogte te blijven van de allerlaatste trends.

Kan je aangeven wat jouw meest uitdagende computer forensische case was?

Er zijn twee projecten die uit het oog sprongen, die ik bijzonder uitdagend en interessant vond.

De ene zaak ging over een persoon die zijn computer voorafgaande aan het onderzoek opnieuw geïnstalleerd had. Hierdoor was heel veel data overschreven. Er moest worden onderzocht of die persoon van een bepaald emailadres op de hoogte was en of hij dit emailadres gebruikt had. Ondanks de poging van de betrokkene tot het vernietigen van de data, was het gelukt om vast te stellen dat het desbetreffende email adres meerdere malen  op de desbetreffende computer gebruikt was. De klant heeft uiteindelijk besloten om de situatie niet te laten escaleren maar intern af te handelen.

De andere zaak ging over een email bericht waarvan twee verschillende versies bestonden en die als bewijsvoering in een rechtszaak werden gebruikt. Het versturen en ontvangen van deze email verliep via twee verschillende email service providers. In dit onderzoek werd vastgelegd dat emails opgeslagen op de server van de ontvangende partij inhoudelijk te manipuleren waren. De gemanipuleerde emails waren niet te onderscheiden van de originele versie zoals ontvangen. Met deze informatie kon de klant op tijd een beslissing nemen en de juridische procedures staken om verdere kosten te voorkomen.

Wat adviseer je de klanten die nieuw zijn op het gebied van ediscovery?

Het is voor klanten die nieuw zijn op dit gebied aan te bevelen om direct ediscovery consultants in te schakelen en deze de ruimte te geven om de situatie grondig te inventariseren. Deze consultants kunnen met hun kennis en ervaring de situatie snel doorgronden. Dit zorgt voor een solide en verantwoorde aanpak waarbij de juridische bruikbaarheid van de resultaten gegarandeerd wordt. Daarnaast leidt dit tot efficiënt en effectief gebruik van tijd en budget.

Hoe kunnen de klanten ervoor zorgen dat hun ediscovery projecten vlot verlopen?

Een vlot verloop van ediscovery projecten is te bereiken middels een fundamentele en nauwkeurige voorbereiding met inachtneming van de volgende aspecten: de omvang van het onderzoek, betrokken personen en data, aard en doel van het onderzoek, gestelde eisen aan de op te leveren resultaten en bewustzijn van juridische aspecten omtrent het onderzoek en de op te leveren resultaten.

Het is van groot belang om in de review fase van een ediscovery project de review goed voor te bereiden. Daarnaast is het ook heel belangrijk om de reviewers goed op te leiden en duidelijkheid te geven over het doel van de review.

Waarvoor kunnen ediscovery technologieën volgens jou worden toegepast behalve voor litigation?

Arbitratie, merging & acquisition, subject access requests, compliance onderzoeken, inzicht verkrijgen in data (data governance activities) en andere soorten data onderzoeken.

Tot slot heb je een passie voor motoren. Wat voor een motor rijd je en waarom?

Ik rij een Yamaha R6. Dit is een race motor. Sportieve motoren spreken mij heel erg aan en de optrekkracht van zulke motoren vind ik geweldig. Ik geniet van een ritje naar het strand met lekker weer.

Predictive coding: the next legal trend in Europe?

coding

Last week legal technology providers in the UK had a lot to celebrate as the English High Court approved the use of predictive coding for disclosure in litigation.

The judgement, handed down by Master Matthews, gave official judicial authorisation for the use of predictive coding in High Court proceedings. Summing up his decision, Master Matthews stated that predictive coding is just as accurate, if not more so as a manual review using keyword searches. He also estimated that predictive coding would offer significant cost savings in this particular case and that the possible disclosure of over 3 million documents done via traditional manual review would be disproportionate and ‘unreasonable’.

To read the judgement in full, please click here.

How does predictive coding work?

Predictive coding is an advanced machine-learning technology which allows computers to predict how documents should be coded (i.e., should a document be tagged ‘responsive’ or ‘privileged’) based on decisions made by human subject matter experts. Put simply, an experienced lawyer trains the computer by coding a sample set of documents, and the computer then learns what to look for based on this training. In the context of edisclosure and other investigative exercises involving electronic evidence, this technology can find key documents faster and with fewer human reviewers, thereby saving on cost and review time.

What does this mean for the Netherlands?

The UK judgement marks the second European country to give judicial approval to predictive coding technology (the first being Ireland), following on from the United States whose courts first gave approval in 2013. Although the UK and USA are unique in having disclosure rules as part of their legislation, ediscovery technology is becoming increasingly popular in Europe for use in other legal matters, such as competition investigations.

Predictive coding is just as versatile and the cost savings offered by predictive coding will undoubtedly be popular with clients and will potentially give a competitive edge in winning work.

Want to learn more?

With two European countries giving official approval it only seems to be a matter of time before other European countries follow suit in adopting predictive coding technology.

Get ahead of the competition and join Kroll Ontrack for a breakfast workshop on Predictive Coding on 22nd March at (time) and (venue). The workshop will guide you through the terminology, the process and give practical examples of how predictive coding can be used in your casework.

Click here to register.

 

Kroll Ontrack biedt lokaal databeheer aan met mobiele eDiscovery-technologie en lokale expertise

moblie-solution-powerful-portable

Wetgeving en compliance maken flexibele, lokale toepassingen noodzakelijk

LONDEN – 26 januari 2016 – Nu wettelijke voorschriften over dataoverdracht tussen landen en in gereguleerde sectoren wereldwijd veranderen, vragen veel organisaties zich af hoe ze de bescherming van privacygevoelige informatie het best kunnen aanpakken. Het uitvoeren van onderzoeken, verzoeken om informatie door overheidsinstanties en compliance-eisen worden steeds ingewikkelder. In antwoord daarop lanceert Kroll Ontrack vandaag een uniek dienstverleningsmodel waarbij mobiele eDiscovery-technologieën en consultancy gecombineerd worden. Hiermee kunnen organisaties overal data opvragen, analyseren, verwerken, filteren en beoordelen.

Voor de mobiele oplossing van Kroll Ontrack worden krachtige verwerkings- en beoordelingstechnologieën met lokale expertise gecombineerd. Dat maakt het mogelijk om data ter plekke te filteren, te beoordelen en te interpreteren, zonder dat daar een datacenter of een vaste, lokale oplossing voor nodig is. Kroll Ontrack’s experts op het gebied van forensische informatica en onderzoek voeren gerichte gegevensanalyses uit. Ze werken ter plaatse nauw samen met compliance- en eDiscovery-advocaten om specifiek gebruikersgedrag bloot te leggen en op basis van feiten strategieën te ontwikkelen.

“De kracht, de mobiliteit en de flexibiliteit van onze oplossing heeft ons vermogen om onze klanten overal ter wereld te helpen bij het aanpakken van hun wereldwijde data-uitdagingen in een stroomversnelling gebracht. We kunnen ze nu letterlijk overal van dienst zijn”, vertelt Wendy King, product director van Kroll Ontrack. “In de afgelopen zes maanden kregen we te maken met een significant toenemende vraag naar hulp bij complexe, vaak gevoelige onderzoeken in regio’s of sectoren met een strenge privacywetgeving of ingewikkelde voorschriften. Onze integrale, wereldwijd toepasbare oplossing wordt gebruikt door consultants die uitstekend op de hoogte zijn van de lokale wetgeving, talen en cultuur. Dat biedt onze klanten toegang tot krachtige technologische en lokale expertise, waar en wanneer ze die maar nodig hebben.”

Tegenwoordig vormt eDiscovery een belangrijk onderdeel van het zakelijke en bedrijfsregelgevinglandschap, zelfs voor landen die niet verplicht zijn eDiscovery te leveren binnen hun legale raamwerk. In het onlangs verschenen rapport New Frontiers in Ediscovery van Kroll Ontrack wordt de snelle groei van eDiscovery in Europa en Azië toegelicht. Daarnaast wordt de flexibiliteit van eDiscovery-technologie erin beschreven. eDiscovery wordt inmiddels niet alleen meer gebruikt bij geschillen, maar heeft zijn nut al in tal van andere juridische scenario’s bewezen.

“Wereldwijd organisaties en advocatenkantoren maken steeds vaker gebruik van flexibele eDiscovery-technologieën om uiteenlopende situaties op databeheergebied aan te pakken”, laat Mark Williams, CEO van Kroll Ontrack weten. “Mobiele technologie in combinatie met lokale expertise kan van essentieel belang zijn voor het begrijpen van een dataset. Denk daarbij bijvoorbeeld aan wereldwijd onderzoek naar fraude en corruptie, het verwerken van gegevens over geschillen in zeer gereguleerde omgevingen, sectoren of landen, of het internationaal of lokaal terugvinden van gevoelige bedrijfsinformatie.”

Tim Phillips, Managing Director van Kroll Ontrack International Legal Technologies, vertelt: “De recente nietigverklaring van de Safe Harbor-regeling, de hervorming van de Algemene verordening gegevensbescherming in de EU, en de Chinese wetgeving rond staatsgeheimen dwingen organisaties ertoe hun databeheer steeds strenger te beveiligen. Daarom gaan ze op zoek naar praktische oplossingen zoals mobiele eDiscovery.”

De internationale vraag naar lokale expertise en support was voor Kroll Ontrack de aanleiding voor de uitbreiding van het wereldwijde netwerk van datacentra en documentreviewteams. Naast onze mobiele oplossing en vijf datacentra (VS, Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland, Japan) biedt Kroll Ontrack vanuit 30 kantoren wereldwijd juridisch advies. In mei 2014 opende het Duitse datacenter in Frankfurt zijn deuren, in 2015 gevolgd door het Franse datacenter in Parijs. Het zeer succesvolle en snelgroeiende documentreviewcentrum in het juridische hart van Londen ging in januari 2015 van start. Recentelijk kondigde Kroll Ontrack de lancering van eDiscovery-diensten in China aan, waarmee klanten geholpen worden met de naleving van de wetgeving op staatsgeheimen en de integratie van Relativity in het Britse productaanbod. Ook zijn er plannen om Relativity in maart 2016 in Tokio te introduceren. Kroll Ontrack is een Relativity Best in Service-partner en won de Relativity Innovation Award 2015 voor het beste dienstverlenersproduct.

Ga voor meer informatie over de mobiele oplossingen van Kroll Ontrack naar: www.ediscovery.com

Kroll Ontrack breidt e-discoveryaanbod in Nederland uit

Dutch office small

Amsterdam, 20 oktober 2015. Kroll Ontrack, de vooraanstaande wereldwijde leverancier van e-discovery-technologieën en -services voor bedrijven die verwikkeld zijn in rechtszaken en juridische onderzoeken, maakte vandaag bekend dat hun serviceaanbod in Nederland verder wordt uitgebreid.

Daarmee komt Kroll Ontrack tegemoet aan de toenemende vraag naar lokale e-discoveryservices van Nederlandse advocatenkantoren en bedrijven, die behoefte hebben aan lokale ondersteuning bij internationale onderzoeken en andere juridische kwesties. Het bedrijf levert al acht jaar datarecoveryservices in Nederland, en e-discoveryservices worden al sinds 2005 op afstand geleverd. Deze dienstverlening gaat worden uitgebreid met een lokaal gevestigd team van e-discoveryexperts in Amsterdam. Daarnaast verhuist Kroll Ontrack in november 2015 naar een nieuw pand in Amsterdam-Zuid, waar veel bedrijven en advocatenkantoren zijn gevestigd.

Bedrijven in Nederland kunnen niet alleen te maken krijgen met internationale onderzoeken, maar moeten ook rekening houden met een mogelijke inval door de plaatselijke autoriteiten, die zaken zoals kartelvorming en misbruik van computers onderzoeken. Die autoriteiten, waaronder de Autoriteit Consument & Markt (ACM), zijn steeds actiever en gaan vaker onverwacht langs bij bedrijven om te controleren of die zich aan de regels houden. Het lokale e-discoveryteam van Kroll Ontrack zal de bedrijven en advocatenkantoren helpen te reageren op dergelijke onderzoeken en om te gaan met zowel nationale als grensoverschrijdende rechtszaken.

Nederlandse advocatenkantoren zijn zich in toenemende mate bewust van de voordelen van e-discovery bij rechtszaken, complianceonderzoeken en zaken die meerdere jurisdicties betreffen, met name wanneer die hun oorsprong vinden in het Verenigd Koninkrijk of de Verenigde Staten. Volgens Kroll Ontrack worden e-discoverytechnologieën steeds gebruikelijker en zal er steeds meer gebruik worden gemaakt van ultramoderne technieken zoals predictive coding. Daarmee wordt het documentreviewproces geautomatiseerd en gaan kosten van het reageren op informatieaanvragen aanzienlijk omlaag. Bovendien kunnen e-discoverytechnologieën ook proactief worden ingezet binnen bedrijven die door middel van audits controleren of hun systemen niet voor verkeerde zaken worden gebruikt.

Tim Phillips, Managing Director van Kroll Ontrack International Legal Technologies, zegt hierover: “Het nieuwe kantoor in Amsterdam zal een groter Nederlandstalig team van e-discovery- en forensicsprofessionals huisvesten, zodat onze klanten in Nederland de benodigde expertise op het gebied van rechtszaken en onderzoeken onder handbereik hebben. Daarbij zetten we in op langetermijnrelaties, met plaatselijke experts die kunnen beschikken over alle middelen die Kroll Ontrack als marktleider te bieden heeft.”

Tina Shah, Legal Consultant van Kroll Ontrack International Legal Technologies, voegt daaraan toe: “Het is voor klanten veel makkelijker om onze hulp in te roepen wanneer we een paar straten verderop zitten dan helemaal in een ander land. De race om clementie in concurrentiezaken zorgt ervoor dat timing van essentieel belang is bij een onderzoek of inval. Dan is het heel nuttig om met een e-discoverypartner te werken die vlakbij zit en snel te hulp kan schieten. Daarnaast genieten onze klanten nog steeds van de voordelen van onze internationale aanwezigheid, met datacenters in Londen, Parijs, Frankfurt en Tokyo, en kunnen ze gebruikmaken van de waardevolle documentreviewservices.”

De specifieke voordelen die het nieuwe Nederlandse kantoor biedt, zijn:

  • Werken met een wereldwijde e-discoverypartner via een plaatselijk Nederlands team
  • Beschikbaarheid van eigen datacenters in Europa voor verwerking van gegevens
  • Snel kunnen reageren op e-discoverykwesties in verband met interne onderzoeken en invallen
  • Uitgebreide ervaring met het verzamelen van forensisch bewijs van computers

De uitbreiding van de services op een nieuwe locatie in Nederland is een belangrijk onderdeel van de strategie van Kroll Ontrack om e-discoverysoftware en plaatselijke expertise te bieden waar en wanneer klanten die nodig hebben. Daartoe heeft het bedrijf in mei 2014 en begin 2015 nieuwe datacenters geopend in respectievelijk Frankfurt en Parijs, en een zeer succesvol en snelgroeiend documentreviewcentrum opgezet in het juridische hart van Londen in januari 2015.

Ga voor meer informatie over de e-discoveryproducten en -services van Kroll Ontrack naar http://www.ediscovery.com/nl. Ga voor meer informatie over datarecovery naar www.ontrackdatarecovery.nl

 

Wat doet mijn koelkast op de getuigenlijst?

Wat doet mijn koelkast op de getuigenlijst?

Op de lijst van de laatste ediscovery-zaak waaraan ik

gewerkt heb, stonden 6 databronnen en het zag er ongeveer als volgt uit:

Rob Alexander
Tom Jones
Chris Van Winkle
Danielle Chapman
Marketing Groupshare (H: schijf)
Marketing Collateral (papier)

Ik verwacht dat het er in de nabije toekomst ongeveer zo zou kunnen uitzien:

Rob Alexander
Samsung RB RB31FERN Koelkast (s/n: 763423253RB)
Britannia Q Line Dual Fuel Cooker (s/n: R-454712131D)
KitchenAid Pro Line Broodrooster (s/n: KMT4945603CA)

Waarom? Nou, omdat een kwestie in verband met je werk zou kunnen afhangen van het uur waarop Rob een tosti gemaakt heeft en de slimme broodrooster misschien de enige beschikbare getuige is. Of misschien hangt de kwestie van productaansprakelijkheid tegen je cliënt af van de verzameling gestructureerde gegevens. Samengebracht door temperatuursensoren in koelkasten over heel Engeland en doorgestuurd naar de database van de fabrikant. Of, je zaak inzake wanpraktijken kan afhangen van de communicatie tussen medische apparaten.

Het Internet of Things (IoT) is geëxplodeerd. Niet letterlijk natuurlijk, maar IDC, een wereldwijde firma op het vlak van marktgegevens, laat zien in een infographic dat er eind 2013 over heel de wereld 9,1 miljard IoT-eenheden geïnstalleerd waren en dat er gezien de verwachte groeisnelheid in 2020, 28,1 miljard eenheden zullen bijdragen tot het IoT en daarmee tot de opspoorbare gegevens wereldwijd. De technologie- en researchfirma Gartner stelt in een studie dat de vandaag bestaande infrastructuur voor technologie en opslag mogelijk niet zal volstaan om de enorme hoeveelheden data op te slaan die gegenereerd worden door het IoT.

Naarmate bedrijven aangemoedigd worden om de vruchten te plukken van het IoT en de technologische vooruitgang de analyse van big data makkelijker en sneller maakt, is het enkel een kwestie van tijd voordat deze data zal worden ingeroepen als bewijs om een zaak te beslechten. Ik pleit niet voor het onmiddellijk verzamelen van de data van apparaten, noch voor het bezorgen van een preservation notice (aanmaning tot bewaring) aan de keuken van uw cliënt, maar het idee is verouderd dat e-mail, losse bestanden, en hier en daar een opslagdoos vol papier het gros uitmaken van je gegevensbronnen.

Denk dus eens ernstig na over de soorten data waarover je cliënt beschikt en waar ze zich bevinden, want naarmate het IoT groeit, kunnen die best overal zitten.

De meest voorkomende vergissingen in Ediscovery

De meest voorkomende vergissingen in Ediscovery

Als je gaat trouwen, een huis gaat kopen of iets anders onderneemt waar je weinig of geen ervaring mee hebt, dan is het een goed idee om te overleggen met mensen die je voorgegaan zijn en die hun ervaring met je kunnen delen. Op een vergelijkbare manier wenden wij ons tot deskundigen voor juridisch of zakelijk advies. Wat ediscovery betreft, zijn er talloze voordelen verbonden aan een gesprek met technische experts.

Toen ik drie weken geleden bij Kroll Ontrack kwam werken als zomerstagiair, was mijn kennis van ediscovery aan de lage kant. Op mijn zoektocht om zoveel mogelijk te leren, dacht ik dat het nuttig zou zijn de experts rondom mij om advies te vragen over de beste praktijken op het vlak van ediscovery en over hoe ik fouten kon vermijden. Dus volgen hier hun technische tips om je ediscovery in de toekomst gelikt en efficiënt te beheren. In deze eerste post zal ik me concentreren op wat je niet moet doen. In een volgende post zal ik aanvullend beste praktijken behandelen.

Blindelings graven naar data

Onderschat het belang niet van een zorgvuldige afweging van welke gegevensbronnen en individuen je nodig hebt om data te verzamelen en te behandelen. Ediscovery-providers bieden prima technologieën en diensten aan om de hoeveelheid gegevens te verminderen die beoordeeld moeten worden, bijvoorbeeld door het toepassen van een vooronderzoek (Early Data Assessment), of door trefwoordfilters te gebruiken. Ook kunnen providers het beoordelingsproces optimaliseren door bijvoorbeeld ‘predictive coding’-technologieën aan te bieden, MAAR het is zeer waarschijnlijk dat naarmate je meer gegevens verzamelt, je ook meer documenten zal moeten beoordelen. Daarom is het belangrijk om er voor te zorgen dat alle benodigde informatie is verzameld en is voldaan aan juridische verplichtingen, zonder overschrijding van je budget..

 

Kosten besparen bij de verzameling van gegevens

Terwijl je zorgvuldig de databronnen afweegt, moet je proberen zo allesomvattend te werk gaan en de verleiding weerstaan individuen uit te sluiten enkel en alleen om geld te besparen. Het kan tijdrovend en duur zijn om later terug te keren en gegevens te verzamelen die toch echt nodig blijken te zijn.

Kosten wat kost de document review set verkleinen

Bij de voorbereiding van de verwerking van grote hoeveelheden gegevens afkomstig van verschillende individuen kan het aantrekkelijk lijken volledige ontdubbeling te verkiezen boven ontdubbeling op individu niveau, omdat dit meestal leidt tot de kleinste document review set.

Kiezen voor volledige ontdubbeling betekent dat de datasets van sommige individuen onvolledig zullen zijn, omdat duplicaten voor een bepaald individu verwijderd worden, gezien deze bestanden al voorkomen in de set van een ander individu.

Het is belangrijk om zorgvuldig verschillende benaderingen te overwegen, gebaseerd op de specifieke eigenschappen van de zaak en toekomstige productievereisten. De wens om de data set zo klein mogelijk te maken, mag niet de doorslaggevende factor zijn.

Vertrouwen op veronderstellingen

Houd alles overzichtelijk! Iedereen weet alleen wat hem meegedeeld is, dus loop de hoekjes er niet vanaf. Advocaten of ondernemingen, die in zee gaan met een externe expert, moeten ervoor zorgen dat zij alle details die noodzakelijk zijn voor de zaak (deadlines, belangrijkste feiten en kwesties, belangrijke document-/datatypes, wat er op het spel staat, zowel financieel als anderszins) ter beschikking stellen zodra deze bekend zijn.

Evenzo moeten experts duidelijk zijn over de veronderstellingen die gebruikt worden om de datavolumes en de kosten te beoordelen. Niemand zou de verwachtingen inzake datavolumes en de kosten mogen onder- of overschatten. Werk zoveel mogelijk met de reële metrieken uit de data zelf.

Het beoordelingsproces te ingewikkeld maken

Bij het ontwerpen van je document review proces is het aan te raden om de categorieënboom (de lijst van onderwerpen die aan een bepaald document toegewezen kunnen worden) zo eenvoudig mogelijk te houden. Dit heeft een positieve invloed op het succes, de snelheid en kwaliteit van de beoordeling.

Complete families op eenzelfde manier taggen

Wanneer je documenten in families indeelt, kan het redelijk lijken alle leden van de familie op dezelfde manier te categoriseren – het is logisch dat als een e-mail relevant is, alle bijlagen ook relevant moeten zijn, toch? Fout. De kans is groot dat slechts enkele leden van de familie relevante inhoud bezitten en dit is mogelijk slechts relevant voor een bepaalde kwestie. Als je alle leden van dezelfde familie op eenzelfde manier tagt, verlies je aan duidelijkheid wat betreft de inhoud van elk afzonderlijk document. Het wordt moeilijk juist die documenten samen te brengen die relevant zijn voor een specifieke kwestie zonder een herbeoordeling van de documenten.

Ik denk niet dat ediscovery gemakkelijk is – maar met de juiste hulp zul je met veel meer gemak door het doolhof van ediscovery kunnen navigeren! Zoals bij de meeste relaties, staat of valt het succes van een ediscovery- project en de zaak als geheel, met goede communicatie en vertrouwen tussen alle betrokken partijen.

Kroll Ontrack introduceert nieuwe website voor Nederland

New NL website

Met groot genoegen openen wij onze nieuwe website gericht op ediscovery in Nederland www.ediscovery.com/nl.

Ons doel met ediscovery.com/nl is om u alle nodige informatie te verschaffen over onze consultancy, experts, evenementen, producten en Europese kantoren.

Wij weten dat velen van jullie zeer geïnteresseerd zijn in de meest recente ontwikkelingen, jurisprudentie en andere wetten die invloed hebben op elektronisch bewijsmateriaal. Elk tabblad op onze website focust op specifieke nieuwsupdates, innovatieve ideeën, jurisprudentie en meer. Nieuwe tabbladen zullen worden toegevoegd in de loop der tijd, dus houd de website in de gaten voor de meest recente ediscovery ontwikkelingen.

U kunt op de hoogte blijven van ediscovery Nederland via onze blog, Twitter, LinkedIn of door een bezoek te brengen aan de nieuwe website. Wij hopen dat deze website voor u een centrale bron zal vormen voor alle nodige ediscovery informatie in Nederland.